Miten vaikuttamistoiminnasta ilmoitetaan

Avoimuusrekisteriin ilmoitetaan eduskuntaan ja ministeriöihin kohdistuvasta, pitkäjänteisestä ja suunnitelmallisesta vaikuttamistoiminnasta. Toiminnasta ilmoitetaan kaksi kertaa vuodessa. Tammi–kesäkuun vaikuttamistoiminnasta ilmoitetaan heinä–elokuun ilmoituskaudella. Heinä–joulukuun vaikuttamistoiminnasta ilmoitetaan tammi–helmikuussa.

Lue, mistä toiminnasta ilmoitetaan avoimuusrekisteriin.

Aiheen ilmoittaminen

Vaikuttamistoiminnasta ilmoitetaan avoimuusrekisteriin aiheittain.

Vaikuttamisen aihe ilmoitetaan joko vapaamuotoisesti tai viittaamalla hankenumeroon.

Vapaamuotoiselle aiheelle on varattu 50–600 merkkiä. Kuvaa ilmoituksessa lyhyesti ja selkeästi mutta silti mahdollisimman tarkasti, mihin asiaan, hankkeeseen, lainsäädäntöön, budjettiin tai muuhun vastaavaan on pyritty vaikuttamaan. Vaikuttamisen aihe on siis mikä tahansa asia, jonka osalta organisaatio on vaikuttanut. Hyvästä aiheesta käy selkeästi ilmi, mistä aiheesta organisaatio on vaikuttanut. Suosittelemme välttämään liian ylätason aiheita.

Jos vaikuttaminen on kohdistunut viralliseen hankkeeseen, voit viitata siihen suoraan virallisella valtioneuvoston hankenumerolla, jolloin vapaamuotoista selitettä ei tarvita.

Avoimuusrekisteri ei ole tapaamispäiväkirja eli vaikuttamisen aiheen tai kohteiden yhteydessä ei ilmoiteta, milloin ja montako kertaa kyseistä henkilöä on tavattu.

Aiheen kohdalla ilmoitetaan kaikki vaikuttamisen kohteina olevat henkilöt sekä yhteydenpidon tavat. Lisätietoa vaikuttamisen kohteista.

Pienimuotoinen vaikuttamistoiminta

Pienimuotoista vaikuttamistoimintaa harjoittavan toimijan ei tarvitse rekisteröityä avoimuusrekisteriin. Kun toiminta ylittää pienimuotoisuuden rajan eli käsittää yli viisi yhteydenottokertaa vuodessa, toimijan on rekisteröidyttävä avoimuusrekisteriin.

Pienimuotoinen vaikuttamistoiminta on toimintaa, jossa yhteydenottojakertoja vaikuttamisen kohteisiin on kalenterivuoden aikana yhteensä enintään viisi.

Viiteen yhteydenottoon lasketaan mukaan kaikki organisaation tekemät yhteydenotot kaikkiin vaikuttamistoiminnan kohteisiin. Yhdeksi yhteydenottokerraksi lasketaan esimerkiksi yksittäinen puhelinkeskustelu, tapaaminen tai sähköpostiviesti. Yksittäisellä yhteydenotolla, kuten sähköpostilla, voi kuitenkin olla useita eri vastaanottajia eri organisaatioista. Silti se lasketaan yhdeksi yhteydenotoksi.

Jos organisaatio on aiemmin rekisteröitynyt avoimuusrekisteriin ja ilmoittanut vaikuttamistoiminnastaan, mutta jonain vuonna vaikuttamistoiminta onkin pienimuotoista eli yhteydenotot jäävät kalenterivuoden aikana enintään viiteen kertaan, niin heinä–elokuun toimintailmoituksessa riittää, että merkitsee toiminnan olleen pienimuotoista tammi–kesäkuussa. Siitä huolimatta tammi–helmikuun toimintailmoituksessa on raportoitava tästä pienestäkin vaikuttamistoiminnasta koko edellisen kalenterivuoden ajalta. Lue lisää Kysymyksiä ja vastauksia -sivun kohdista 3–7.

Miten toimintailmoitus tehdään

Lataa ohje PDF-muodossa.

Vaikuttamistoiminnasta ilmoitetaan avoimuusrekisterin asiointipalvelussa. Toimintailmoituksen organisaation puolesta voi tehdä henkilö, jolla on siihen tarvittavat valtuudet. Ennen toimintailmoituksen tekemistä organisaatiolla on oltava tehtynä rekisteröinti-ilmoitus.

Tietoja voi ilmoittaa vain ilmoituskauden ollessa auki. Ilmoituskausi on auki kahden kuukauden ajan heinä–elokuussa ja tammi–helmikuussa. Viimeisintä toimintailmoitusta voi muokata ja täydentää vapaasti koko ilmoituskauden ajan.

1. Kirjaudu avoimuusrekisteriin. Tarkemmat ohjeet kirjautumiseen löydät täältä.

2. Jos ilmoituskausi on auki tai ilmoitus kaudelle on vielä tekemättä, asiointipalvelun etusivulla näkyy ”Tee toimintailmoitus” -painike. Napsauta sitä.

1. Vaikuttamistoiminnan laajuus

1. Aloita toimintailmoituksen tekeminen valitsemalla vaikuttamistoiminnan laajuus raportointijakson aikana harjoitetun vaikuttamistoiminnan määrän mukaan. Raportointijaksot ovat tammi-kesäkuu ja heinä-elokuu.

Aika, jolta vaikuttamistoiminta ilmoitetaan, voi kuitenkin vaihdella aiempien valintojen (pienimuotoisuus) mukaan siten, että aiheet kerrotaan joko edeltävältä puolelta vuodelta tai koko vuodelta kerralla. Järjestelmä ilmoittaa, miltä ajalta toiminnasta kerrotaan.

2. Vaikuttamistoiminnan laajuuden vaihtoehdot ovat:

• ”Enemmän kuin 5 yhteydenottoa tai toiminta on ollut vaikuttamistoiminnan neuvontaa"

  • Valitse, jos organisaatiosi on ollut yhteydessä vaikuttamistoiminnan kohteisiin yli viisi kertaa edeltäneen raportointijakson aikana. Saat täytettäväksesi toimintailmoituksen.

• ”Enintään 5 yhteydenottoa”

  • Valitse, jos organisaatiosi on ollut yhteydessä vaikuttamistoiminnan kohteisiin enintään viisi kertaa edeltäneen raportointijakson aikana.

  • Jos kyseessä on kesä–heinäkuun ilmoituskausi, pienimuotoisesta vaikuttamistoiminnasta ei tarvitse ilmoittaa aiheita. Lisää sähköpostiosoitteet (1–4 kpl), joihin haluat saada ilmoituksen vastaanottokuittauksen ja julkaise ilmoitus. Sähköpostiosoitteita ei julkaista. Olet tehnyt ilmoituksen ja voit kirjautua ulos avoimuusrekisteristä.

  • Jos kyseessä on tammi–helmikuun ilmoituskausi, järjestelmä ohjaa täyttämään toiminnan joko koko vuodelta tai raportointijaksolta riippuen siitä, mikä kesä–heinäkuun ilmoituskauden valinta on ollut.

• ”Ei lainkaan yhteydenottoja”

  • Valitse, jos organisaatiosi ei ole ollut lainkaan yhteydessä vaikuttamistoiminnan kohteisiin edeltäneen raportointijakson aikana.

  • Kesä–heinäkuun ilmoituskaudella lisää halutessasi sähköpostiosoitteet (1–4 kpl), joihin haluat saada ilmoituksen vastaanottokuittauksen ja julkaise ilmoitus. Sähköpostiosoitteita ei julkaista. Olet tehnyt ilmoituksen ja voit kirjautua ulos avoimuusrekisteristä.

  • Tammi–helmikuun ilmoituskaudella järjestelmä ohjaa joko ilmoittamaan edeltävältä vuodelta ilmoittamatta olevia aiheita (jos alkuvuodesta on ilmoitettu pienimuotoista toimintaa) tai ilmoitus on valmis julkaistavaksi sellaisenaan.

Kuva 1. Valitse vaikuttamistoiminnan laajuus annetulla raportointijaksolla. ”Ilmoita aihe” -painike ilmestyy näkyville, jos sinun täytyy raportoida organisaatiosi vaikuttamistoiminnan aiheet.

2. Ilmoita vaikuttamistoiminnasta

1. Klikkaa "Ilmoita aihe” -painiketta (kuva 1).

2. Valitse vaikuttamistoiminnan tyypiksi ”Vaikuttamistoiminta”. Avautuu lomake, jossa kysytään vaikuttamistoiminnan aihe ja kohteet (kuva 2).

Huom. Vaikuttamistoiminnan neuvonta, asiakkaan puolesta tehtävä vaikuttamistoiminta sekä organisaation oma suhdetoiminta on tarkoitettu organisaatioille, jotka harjoittavat elinkeinona vaikuttamistoiminnan neuvontaa. Katso tarvittaessa erillinen ohje ”Miten ilmoitetaan vaikuttamistoiminnan neuvonnasta”.

Kuva 2. Vaikuttamistoiminnasta kerrotaan aihe ja toiminnan kohteet. Kohteisiin linkitetään myös yhteydenpitotapa.

3. Syötä yksi aihe, jonka tiimoilta organisaatiosi on tehnyt vaikuttamistyötä. Aihe voi olla organisaation itse määrittelemä aihe tai valtioneuvoston virallinen hanke:

• ”Oma aihe” Kuvaile mahdollisimman tarkasti 50–600 merkillä aihe, josta organisaatiosi on vaikuttanut. Katso tarkemmat ohjeet ylempää kohdasta ”Aiheen ilmoittaminen”.

TAI

• ”Virallinen hanke” Valitse, jos vaikuttamistoiminta liittyy valtioneuvoston viralliseen hankkeeseen. Syötä hakukenttään hankkeen hankenumero kokonaisena ja napsauta suurennuslasia tai paina Enter. Napsauta hankkeen nimeä lisätäksesi se ilmoitukselle. Hankenumeron kirjainten tulee olla kirjoitettu isolla, jotta haku toimii oikein.

4. Lisää ne vaikuttamistoiminnan kohteet, joihin aiheesta on vaikutettu napsauttamalla ”Lisää vaikuttamistoiminnan kohteita” -painiketta. Painikkeesta avautuu uusi ikkuna, jossa on taulukkoon koottuna kaikki avoimuusrekisterilain mukaiset vaikuttamistoiminnan kohteet (kuva 3).

Etsi taulukosta oikeat kohteet suodattamalla tulosta organisaation, osaston, yksikön, nimikkeen tai nimen avulla. Valitse kerralla vain ne kohteet, joihin on vaikutettu samalla tavalla. Liitä niihin sitten yksi tai useampi yhteydenpidon tapa ja napsauta ”Lisää”.

Kohteiden lisäämisen ikkuna ei sulkeudu, vaan voit lisätä samalle aiheelle lisää kohteita, joihin on oltu yhteydessä toisella tapaa ja lisätä nekin napsauttamalla ”Lisää”.

Vinkki! Jos haluat lisätä kerralla esimerkiksi kaikki kansanedustajat, kirjoita "Nimike”-sarakkeen hakupalkkiin ”kansanedustaja” ja napsauta ”Valitse kaikki”. Huomaa, että kansanedustajana toimivat ministerit on lisättävä vielä erikseen, hae ”ministeri” ja valitse kaikki.

5. Kun olet lisännyt kaikki kohteet, napsauta ”Sulje”. Palaat aiempaan näkymään, jossa lisätyt kohteet näkyvät taulukossa (kuva 4).

Saat halutessasi poistettua kaikki kohteet ”Poista kaikki kohteet”-painikkeesta tai yksittäisen kohteen painamalla kohteen perässä olevaa raksia.

Kuva 3. Kohteita voi suodattaa ja hakea organisaation, osaston, yksikön, nimikkeen tai nimen avulla. Valitse halutut kohteet ja liitä niihin yhteydenpidon tavat.

Kuva 4. Valitsemasi kohteet näkyvät ilmoituksella taulukkona.

6. Lisää valmis aihe ilmoitukselle napsauttamalla ”Lisää aihe ilmoitukselle”.

7. Aiheen lisäämisen jälkeen voit valita, haluatko lisätä seuraavan aiheen kokonaan uutena aiheena (tyhjä lomake) vai edellisen aiheen pohjalta (edellisen aiheen kopion muokkaaminen). Voit myös sulkea aiheiden syötön, jos aiheita ei ole enempää tai haluat jatkaa myöhemmin.

Kuva 5. Voit lisätä seuraavan aiheen kokonaan uutena aiheena tai muokata kopiota juuri syöttämästäsi aiheesta. Kopiointi on kannattavaa, jos esimerkiksi kohteet ovat samat, mutta aihe eri.

8. Kun lopetat aiheiden syöttämisen, palaat takaisin ”Tee toimintailmoitus” -sivulle. Antamasi aiheet on koottu taulukkoon.

Kuva 6. Lisäämäsi aiheet näkyvät taulukossa ”Tee toimintailmoitus” -sivulla. Aiheita voi tarkastella, muokata tai poistaa. Ilmoituksen voi tallentaa luonnoksena tai julkaista.

3. Toimintailmoituksen tallentaminen luonnoksena

Toimintailmoitusta ei tarvitse tehdä kerralla, vaan sen voi tallentaa luonnoksena ja jatkaa täyttämistä myöhemmin. Huomioi kuitenkin, ettei luonnosta voi tallentaa kesken aiheen syöttämisen, vaan aihe tulee tehdä ensin loppuun.

1. Napsauta ”Tallenna luonnos” -painiketta ”Tee toimintailmoitus” -sivulla. Järjestelmä tekee myös automaattisia tallennuksia, jolloin kaikki onnistuneesti lisätyt aiheet säilyvät toimintailmoituksella.

2. Voit kirjautua ulos avoimuusrekisteristä. Ilmoituksen täyttämistä voi jatkaa kuka tahansa, jolla on valtuudet asioida kyseisen organisaation puolesta avoimuusrekisterissä.

Huom. Muista julkaista luonnostilainen ilmoitus ennen ilmoituskauden päättymistä. Määräajan jälkeen julkaistu ilmoitus merkitään myöhästyneeksi.

4. Toimintailmoituksen julkaisu

Kun olet ilmoittanut kaikki organisaatiosi aiheet kyseisellä raportointijaksolla, voit julkaista toimintailmoituksen.

1. Lisää halutessasi ilmoitukselle sähköpostiosoite (1–4 kpl), johon haluat kuittauksen ilmoituksen julkaisusta. Kuittaus lähtee automaattisesti myös sähköpostiosoitteisiin, jotka on annettu rekisteröinti-ilmoituksella.

2. Julkaise toimintailmoitus napsauttamalla ”Julkaise” (kuva 6). Ilmoitus julkaistaan välittömästi avoimuusrekisterin julkisilla verkkosivuilla.

Huom. Ilmoituskauden päättymisen jälkeen julkaistut ilmoituksen merkitään myöhästyneiksi.

3. Jos huomaat virheen tai puutteen, voit vapaasti muokata toimintailmoitusta niin kauan kuin ilmoituskausi on auki. Ilmoituskauden sulkeutumisen jälkeen huomatuista muutostarpeista voi ilmoittaa rekisterinpitäjälle osoitteeseen avoimuusrekisteri@vtv.fi.

5. Toimintailmoituksen muokkaaminen

Toimintailmoituksen luonnosta voi muokata vapaasti, mutta myös julkaistua ilmoitusta voi muokata niin kauan kuin ilmoituskausi on auki. Ilmoituskauden sulkeutumisen jälkeen huomatuista muutostarpeista voi ilmoittaa rekisterinpitäjälle osoitteeseen avoimuusrekisteri@vtv.fi.

1. Kirjaudu avoimuusrekisterin asiointipalveluun.

2. Napsauta asiointipalvelun etusivulla painiketta ”Jatka toimintailmoitusta” tai ”Muokkaa toimintailmoitusta”. Painikkeen teksti riippuu siitä, onko toimintailmoitus tallennettu luonnoksena vai julkaistu.

3. Voit muokata ilmoittamiasi aiheita alla olevien ohjeiden mukaan.

Huom. Kun muokkaat jo julkaistua ilmoitusta, jokainen poistamasi, muokkaamaasi tai lisäämäsi aihe tulee suoraan vahvistuksen jälkeen julkiseksi (kuva 7). Ilmoituksesta luodaan jokaisen muokkauksen jälkeen uusi versio.

Aiheiden tarkastelu

Voit tarkastella lisättyjä aiheita taulukossa tai erillisessä katselunäkymässä, joka avautuu napsauttamalla mitä kohtaa vain aiheen rivistä.

Taulukossa näkyviä tietoja voi määritellä valitsemalla taulukon yläreunassa olevista vaihtoehdoista ne, joiden haluaa taulukossa näkyvän.

Aiheiden muokkaaminen

Voit avata aiheen muokattavaksi napsauttamalla rivin lopussa olevaa kynäikonia. Muokkausnäkymässä voit muokata kaikkia syöttämiäsi tietoja.

Aiheiden poistaminen

Poista aihe napsauttamalla aiherivin lopussa olevaa raksia ja vahvistamalla poisto.

Huomaathan, että jokainen lisätty aihe tallentuu ilmoitukselle automaattisesti. Jos siis haluat poistaa aiheen, sinun tulee erikseen poistaa se raksista, lomakkeelta poistuminen tallentamatta ei poista lisättyjä aiheita.

Kuva 7. Julkaistuun toimintailmoitukseen tehdyt muutokset julkaistaan heti vahvistusviestin jälkeen.