Miten vaikuttamistoiminnan neuvonnasta ilmoitetaan

Avoimuusrekisteriin ilmoitetaan eduskuntaan ja ministeriöihin kohdistuvasta, pitkäjänteisestä ja suunnitelmallisesta vaikuttamistoiminnasta ja sen neuvonnasta. Toiminnasta ilmoitetaan kaksi kertaa vuodessa. Tammi–kesäkuun vaikuttamistoiminnasta ilmoitetaan heinä–elokuun ilmoituskaudella. Heinä–joulukuun vaikuttamistoiminnasta ilmoitetaan tammi–helmikuussa.

Vaikuttamistoiminnan neuvontaa tekevien organisaatioiden on ilmoitettava:

• vaikuttamistoiminnan neuvonnasta

• asiakkaan puolesta tehtävästä vaikuttamistoiminnasta

• organisaation omasta suhdetoiminnasta.

Vaikuttamistoiminnan neuvontaa tekevä organisaatio saattaa tehdä myös suoraa vaikuttamistoimintaa. Lue, miten suorasta vaikuttamistoiminnasta ilmoitetaan.

Vaikuttamistoiminnan neuvonnan eri muodoista ilmoittaminen

Vaikuttamistoiminnan neuvonta

Vaikuttamistoiminnan neuvonnan osalta avoimuusrekisteriin ilmoitetaan asiakas, jolle neuvontaa on annettu, neuvonnan aihe sekä annetun tuen laatu.

Vaikuttamistoiminnan neuvonta on asiakkaan vaikuttamistoiminnan tukemista, esimerkiksi:

• asiakkaan vaikuttamistoiminnan suunnittelua

• asiakkaan viestinnän ja toiminnan suunnittelua

• asiakkaalle tärkeiden sidosryhmien kartoittamista

• konsulttitoimijan osaamisen ja kontaktien hyödyntämistä yhteydenpidon suunnittelussa tai järjestämisessä

• muuta neuvontaa vaikuttamistoimintaan liittyen.

Vaikuttamistoiminnan neuvontaa tarjoavan organisaation vastuulla on tunnistaa sekä oman toiminnan että asiakkaan toiminnan luonne ja se, miten ne kytkeytyvät asiakkaan intressien ajamiseen yhteiskunnassa.

Avoimuusrekisterilaki ei edellytä, että avoimuusrekisteriin ilmoitetaan vain vaikuttamistyöksi tai vaikuttamisen neuvonnaksi nimetyt palvelut, joita asiakas on tilannut. Tilattu palvelu, josta vaikuttamistoiminnan neuvonnan harjoittajan on ilmoitettava avoimuusrekisteriin, voi olla myös esimerkiksi viestinnän ja markkinoinnin palvelua, sisäistä kehittämistä tai oikeudellista neuvontaa. Kuitenkaan neuvontapalveluista, jotka eivät liity asiakkaan vaikuttamistoimintaan, ei tarvitse ilmoittaa.

Vaikuttamistoiminta asiakkaan puolesta

Jos kyseessä on vaikuttamistoiminta asiakkaan puolesta, avoimuusrekisteriin ilmoitetaan asiakas, jonka toimeksiannosta vaikuttamistoimintaa on harjoitettu, vaikuttamistoiminnan aihe, keihin aiheesta on vaikutettu eli vaikuttamistoiminnan kohteet sekä yhteydenpidon tavat, joilla kohteisiin on vaikutettu.

Vaikuttamistoiminta asiakkaan puolesta tarkoittaa elinkeinona harjoitettua toimintaa, jossa vaikuttamistoimintaa harjoitetaan asiakkaan puolesta tai yhteistyössä asiakkaan kanssa.

Vaikuttamistoiminnan neuvontaa tarjoavan organisaation oma suhdetoiminta

Vaikuttamistoiminnan neuvontaa harjoittavan organisaation on ilmoitettava asiakassuhteen ulkopuolella tapahtuvasta yhteydenpidosta, jos sen tarkoitus luoda neuvontatyötä hyödyttäviä yhteyksiä tai tiedonvaihtoa vaikuttamistoiminnan kohteiden kanssa. Omasta suhdetoiminnasta kerrotaan aihe sekä vaikuttamistoiminnan kohteet ja yhteydenpidon tavat.

Aiheen ja annetun tuen ilmoittaminen

Avoimuusrekisterissä vaikuttamistoiminnasta ja sen neuvonnasta ilmoitetaan aiheittain.

Aihe ilmoitetaan joko vapaamuotoisesti tai viittaamalla hankenumeroon.

Vapaamuotoiselle aiheelle on varattu 50–600 merkkiä. Kuvaa ilmoituksessasi lyhyesti ja selkeästi mutta silti mahdollisimman tarkasti, mihin asiaan, hankkeeseen, lainsäädäntöön, budjettiin tai muuhun vastaavaan on pyritty vaikuttamaan.

Jos vaikuttaminen on kohdistunut viralliseen hankkeeseen, voit viitata siihen suoraan virallisella valtioneuvoston hankenumerolla, jolloin vapaamuotoista selitettä ei tarvita.

Vaikuttamistoiminnan neuvonnan sekä asiakkaan puolesta tehtävän vaikuttamistoiminnan osalta kerrotaan aiheet, joissa asiakasta on konsultoitu.

Oman suhdetoiminnan aihe ilmoitetaan aina vapaamuotoisesti. Oman suhdetoiminnan aiheessa kerrotaan, mitä suhdetoiminta on pitänyt sisällään.

Vaikuttamistoiminnan neuvonnan osalta kerrotaan lisäksi, millaista tukea tai palvelua asiakkaalle on annettu Tuen laatu -kentässä. Tuen laadulla tarkoitetaan siis sitä, millä tavoin asiakasta on vaikuttamistoiminnassa tuettu.

Asiakkaan puolesta tehtävän neuvonnan sekä organisaation oman suhdetoiminnan osalta ilmoitetaan vaikuttamistoiminnan kohteet, joihin on oltu yhteydessä. Aiheen kohdalla ilmoitetaan kaikki vaikuttamisen kohteina olevat henkilöt sekä yhteydenpidon tavat.

Miten toimintailmoitus tehdään

Vaikuttamistoiminnasta ilmoitetaan avoimuusrekisterin asiointipalvelussa. Toimintailmoituksen organisaation puolesta voi tehdä henkilö, jolla on siihen tarvittavat valtuudet. Ennen toimintailmoituksen tekemistä organisaatiolla on oltava tehtynä rekisteröinti-ilmoitus.

Tietoja voi ilmoittaa vain ilmoituskauden ollessa auki. Ilmoituskausi on auki kahden kuukauden ajan heinä–elokuussa ja tammi–helmikuussa. Viimeisintä toimintailmoitusta voi muokata ja täydentää vapaasti koko ilmoituskauden ajan.

1. Kirjaudu avoimuusrekisteriin. Tarkemmat ohjeet kirjautumiseen löydät täältä.

2. Jos ilmoituskausi on auki tai ilmoitus kaudelle on vielä tekemättä, asiointipalvelun etusivulla näkyy ”Tee toimintailmoitus” -painike. Napsauta sitä.

1. Aloita ilmoituksen tekeminen

Ilmoituksen tekeminen aloitetaan valitsemalla vaikuttamistoiminnan laajuus raportointijaksolla. Kun organisaatio harjoittaa vaikuttamistoiminnan neuvontaa, valitse vaihtoehto ”Enemmän kuin 5 yhteydenottoa tai toiminta on ollut vaikuttamistoiminnan neuvontaa”.

Vaikuttamistoiminnan laajuuden kaksi muuta vaihtoehtoa koskevat suoran vaikuttamistoiminnan ilmoittamista.

• ”Enintään 5 yhteydenottoa” on tarkoitettu organisaatioille, joiden toiminta on jäänyt pienimuotoiseksi. Vaikuttamistoiminnan neuvontaa harjoittavan toiminta ei voi lain mukaan olla pienimuotoista.

• ”Ei lainkaan yhteydenottoja” tarkoittaa sitä, ettei organisaatiolla ole ollut lainkaan vaikuttamistoimintaa tai sen neuvontaa.

2. Ilmoita toiminnasta

1. Aloita toiminnasta ilmoittaminen painamalla Ilmoita aihe -painiketta

2. Painikkeesta aukeaa lomake, jolla aiheet ilmoitetaan yksi kerrallaan. Aiheen ilmoittaminen aloitetaan valitsemalla, millaista toiminta on ollut (vaikuttamistoiminta, vaikuttamistoiminnan neuvonta, vaikuttamistoiminta asiakkaan puolesta, neuvontaa tarjoavan organisaation suhdetoiminta).

Jos vaikuttamistoiminnan neuvontaa harjoittava organisaatio harjoittaa myös (suoraa) vaikuttamistoimintaa eli vaikuttaa edistääkseen oman organisaationsa asiaa, ilmoitetaan se vaikuttamistoimintana. Tarkemmat ohjeet vaikuttamistoiminnasta ilmoittamiseen löydät täältä.

3. Ohjeen kohdissa 3, 4 ja 5 kerrotaan kunkin vaikuttamistoiminnan tyypin ilmoittaminen. Järjestelmä ohjaa täyttämään tiedot toiminnan tyypin mukaisesti.

3. Ilmoita vaikuttamistoiminnan neuvonnasta

1. Valitse toiminnan tyypiksi vaikuttamistoiminnan neuvonta.

2. Täytä asiakkaan tiedot kirjoittamalla asiakkaan Y-tunnus ja paina Enteriä tai suurennuslasia. Lomake hakee tietoja Yritys- ja yhteisötietopalvelu YTJ:stä. Koska tiedot tulevat suoraan YTJ:stä, ei nimeä, y-tunnusta tai aputoiminimiä voi muokata. Valitse listasta aputoiminimi, jos se on ollut neuvonnan kohteena. Täytä loput tiedot käsin. Syötä asiakkaan yhteyssähköpostiosoite ja/tai postiosoite ja puhelinnumero.

Ulkomaisen organisaation tiedot tulee syöttää käsin. Syötä asiakkaan yhteyssähköpostiosoite ja/tai postiosoite ja puhelinnumero.

3. Lisää vaikuttamisen aihe. Voit joko kirjoittaa aiheen itse (50–600 merkkiä) tai jos kyseessä on ollut virallinen hanke, hakea hankkeen tiedot hankeikkunasta. Syötä hakukenttään hankkeen hankenumero kokonaisena ja napsauta suurennuslasia tai paina Enter. Napsauta hankkeen nimeä lisätäksesi se ilmoitukselle. Hankenumeron kirjainten tulee olla kirjoitettu isolla, jotta haku toimii oikein.

4. Kuvaile, millaista tukea tai palvelua olet antanut asiakkaalle. Kuvaile tuki riittävän tarkasti.

5. Lisää aihe ilmoitukselle painamalla Lisää aihe ilmoitukselle -painiketta.

6. Lisättyäsi aiheen ilmoitukselle aukeaa ikkuna, josta voit valita, haluatko lisätä seuraavan aiheen kokonaan uutena aiheena (tyhjä lomake) vai edellisen aiheen pohjalta (kopioi edellisen lomakkeen tiedot, joita voi muokata). Voit myös sulkea aiheiden syötön, jos aiheita ei ole enempää tai haluat jatkaa myöhemmin. Valitsemalla ”Sulje” pääset näkemään kaikki lisäämäsi aiheet ja muokkaamaan niitä.

4. Vaikuttamistoiminta asiakkaan puolesta

1. Valitse toiminnan tyypiksi vaikuttamistoiminta asiakkaan puolesta.

2. Täytä asiakkaan tiedot kirjoittamalla asiakkaan Y-tunnus ja paina Enteriä tai suurennuslasia. Lomake hakee tietoja Yritys- ja yhteisötietopalvelu YTJ:stä. Koska tiedot tulevat suoraan YTJ:stä, ei nimeä, y-tunnusta tai aputoiminimiä voi muokata. Valitse listasta aputoiminimi, jos se on ollut neuvonnan kohteena. Täytä loput tiedot käsin. Syötä asiakkaan yhteyssähköpostiosoite ja/tai postiosoite ja puhelinnumero.

Ulkomaisen organisaation tiedot tulee syöttää käsin. Syötä asiakkaan yhteyssähköpostiosoite ja/tai postiosoite ja puhelinnumero.

3. Lisää vaikuttamisen aihe. Voit joko kirjoittaa aiheen itse (50–600 merkkiä) tai jos kyseessä on ollut virallinen hanke, hakea hankkeen tiedot hankeikkunasta. Syötä hakukenttään hankkeen hankenumero kokonaisena ja napsauta suurennuslasia tai paina Enter. Napsauta hankkeen nimeä lisätäksesi se ilmoitukselle. Hankenumeron kirjainten tulee olla kirjoitettu isolla, jotta haku toimii oikein.

4. Lisää vaikuttamistoiminnan kohteet, joihin aiheesta on vaikutettu, napsauttamalla ”Lisää vaikuttamistoiminnan kohteita” -painiketta. Järjestelmässä avautuu uusi ikkuna, jossa ovat taulukkoon koottuna vaikuttamistoiminnan mahdolliset kohteet.

Etsi taulukosta oikeat kohteet suodattamalla tulosta organisaation, osaston, yksikön, nimikkeen tai nimen avulla. Valitse kerralla vain ne kohteet, joihin on vaikutettu samalla tavalla. Liitä niihin sitten yksi tai useampi yhteydenpidon tapa ja napsauta ”Lisää”. Kohteiden lisäämisen ikkuna ei sulkeudu, vaan voit lisätä samalle aiheelle lisää kohteita, joihin on oltu yhteydessä toisella tapaa ja lisätä nekin napsauttamalla ”Lisää”.

Vinkki! Jos haluat lisätä kerralla esimerkiksi kaikki kansanedustajat, kirjoita "Nimike”-sarakkeen hakupalkkiin ”kansanedustaja” ja napsauta ”Valitse kaikki”. Huomaa, että kansanedustajana toimivat ministerit on lisättävä vielä erikseen, hae ”ministeri” ja valitse kaikki.

5. Kun olet lisännyt kaikki kohteet, napsauta ”Sulje”.

6. Lisää aihe ilmoitukselle painamalla Lisää aihe ilmoitukselle -painiketta.

7. Lisättyäsi aiheen ilmoitukselle aukeaa ikkuna, josta voit valita, haluatko lisätä seuraavan aiheen kokonaan uutena aiheena (tyhjä lomake) vai edellisen aiheen pohjalta (kopioi edellisen lomakkeen tiedot, joita voi muokata). Voit myös sulkea aiheiden syötön, jos aiheita ei ole enempää tai haluat jatkaa myöhemmin.

5. Neuvontaa tarjoavan organisaation oma suhdetoiminta

1. Valitse toiminnan tyypiksi organisaation oman suhdetoiminta.

2. Ilmoita toiminnan aihe. Oman suhdetoiminnan aihe kirjoitetaan itse (50–600 merkkiä). Kirjoita aihe riittävän tarkasti.

3. Lisää kohteet napsauttamalla ”Lisää vaikuttamistoiminnan kohteita” -painiketta. Järjestelmässä avautuu uusi ikkuna, jossa ovat taulukkoon koottuna vaikuttamistoiminnan mahdolliset kohteet.

4. Etsi taulukosta oikeat kohteet suodattamalla tulosta organisaation, osaston, yksikön, nimikkeen tai nimen avulla. Valitse kerralla vain ne kohteet, joihin on vaikutettu samalla tavalla. Liitä niihin sitten yksi tai useampi yhteydenpidon tapa ja napsauta ”Lisää”. Kohteiden lisäämisen ikkuna ei sulkeudu, vaan voit lisätä samalle aiheelle lisää kohteita, joihin on oltu yhteydessä toisella tapaa ja lisätä nekin napsauttamalla ”Lisää”.

Vinkki! Jos haluat lisätä kerralla esimerkiksi kaikki kansanedustajat, kirjoita "Nimike”-sarakkeen hakupalkkiin ”kansanedustaja” ja napsauta ”Valitse kaikki”. Huomaa, että kansanedustajana toimivat ministerit on lisättävä vielä erikseen, hae ”ministeri” ja valitse kaikki.

5. Kun olet lisännyt kaikki kohteet, napsauta ”Sulje”.

6. Lisää aihe ilmoitukselle painamalla Lisää aihe ilmoitukselle -painiketta.

7. Lisättyäsi aiheen ilmoitukselle aukeaa ikkuna, josta voit valita, haluatko lisätä seuraavan aiheen kokonaan uutena aiheena (tyhjä lomake) vai edellisen aiheen pohjalta (kopioi edellisen lomakkeen tiedot, joita voi muokata). Voit myös sulkea aiheiden syötön, jos aiheita ei ole enempää tai haluat jatkaa myöhemmin.

6. Toimintailmoituksen tallentaminen luonnoksena

Toimintailmoitusta ei tarvitse tehdä kerralla, vaan sen voi tallentaa luonnoksena ja jatkaa täyttämistä myöhemmin. Huomioi kuitenkin, ettei luonnosta voi tallentaa kesken aiheen syöttämisen, vaan aihe tulee tehdä ensin loppuun.

1. Napsauta ”Tallenna luonnos” -painiketta ”Tee toimintailmoitus” -sivulla. Järjestelmä tekee myös automaattisia tallennuksia, jolloin kaikki onnistuneesti lisätyt aiheet säilyvät toimintailmoituksella.

2. Voit kirjautua ulos avoimuusrekisteristä. Ilmoituksen täyttämistä voi jatkaa kuka tahansa, jolla on valtuudet asioida kyseisen organisaation puolesta avoimuusrekisterissä.

Huom. Muista julkaista luonnostilainen ilmoitus ennen ilmoituskauden päättymistä. Määräajan jälkeen julkaistu ilmoitus merkitään myöhästyneeksi.

7. Toimintailmoituksen julkaisu

Kun olet ilmoittanut kaikki organisaatiosi aiheet kyseisellä raportointijaksolla, voit julkaista toimintailmoituksen.

1. Lisää halutessasi ilmoitukselle sähköpostiosoite (1–4 kpl), johon haluat kuittauksen ilmoituksen julkaisusta. Kuittaus lähtee automaattisesti myös sähköpostiosoitteisiin, jotka on annettu rekisteröinti-ilmoituksella.

2. Julkaise toimintailmoitus napsauttamalla ”Julkaise”. Ilmoitus julkaistaan välittömästi avoimuusrekisterin julkisilla verkkosivuilla.

Huom. Ilmoituskauden päättymisen jälkeen julkaistut ilmoituksen merkitään myöhästyneiksi.

3. Jos huomaat virheen tai puutteen, voit vapaasti muokata toimintailmoitusta niin kauan kuin ilmoituskausi on auki. Ilmoituskauden sulkeutumisen jälkeen huomatuista muutostarpeista voi ilmoittaa rekisterinpitäjälle osoitteeseen avoimuusrekisteri@vtv.fi.

8. Toimintailmoituksen muokkaaminen

Toimintailmoitusta luonnosta voi muokata vapaasti, mutta myös julkaistua ilmoitusta voi muokata niin kauan kuin ilmoituskausi on auki. Ilmoituskauden sulkeutumisen jälkeen huomatuista muutostarpeista voi ilmoittaa rekisterinpitäjälle osoitteeseen avoimuusrekisteri@vtv.fi.

1. Kirjaudu avoimuusrekisterin asiointipalveluun.

2. Napsauta asiointipalvelun etusivulla painiketta ”Jatka toimintailmoitusta” tai ”Muokkaa toimintailmoitusta”. Painikkeen teksti riippuu siitä, onko toimintailmoitus tallennettu luonnoksena vai julkaistu.

3. Voit muokata ilmoittamiasi aiheita alla olevien ohjeiden mukaan.

Huom. Kun muokkaat jo julkaistua ilmoitusta, jokainen poistamasi, muokkaamaasi tai lisäämäsi aihe tulee suoraan vahvistuksen jälkeen julkiseksi. Ilmoituksesta luodaan jokaisen muokkauksen jälkeen uusi versio.

Aiheiden tarkastelu

Voit tarkastella lisättyjä aiheita taulukossa tai erillisessä katselunäkymässä, joka avautuu napsauttamalla mitä kohtaa vain aiheen rivistä.

Taulukossa näkyviä tietoja voi määritellä valitsemalla taulukon yläreunassa olevista vaihtoehdoista ne, joiden haluaa taulukossa näkyvän.

Aiheiden muokkaaminen

Voit avata aiheen muokattavaksi napsauttamalla rivin lopussa olevaa kynäikonia. Muokkausnäkymässä voit muokata kaikkia syöttämiäsi tietoja.

Aiheiden poistaminen

Poista aihe napsauttamalla aiherivin lopussa olevaa raksia ja vahvistamalla poisto.

Huomaathan, että jokainen lisätty aihe tallentuu ilmoitukselle automaattisesti. Jos siis haluat poistaa aiheen, sinun tulee erikseen poistaa se raksista, lomakkeelta poistuminen tallentamatta ei poista lisättyjä aiheita.

Julkaistuun toimintailmoitukseen tehdyt muutokset julkaistaan heti vahvistusviestin jälkeen.

8. Aiheet näkyvät ilmoituksella taulukossa

Kun olet syöttänyt toimintailmoitukselle aiheita ”Ilmoita vaikuttamistoiminnasta” -painikkeen kautta, kootaan kaikki syöttämäsi aiheet yhteen taulukkoon. Taulukosta voit tarkastella jo syötettyjä aiheita ja tarvittaessa muokata tai poistaa niitä.

1. Voit tarkastella aihetta painamalla sitä.

2. Avaa aihe muokattavaksi napsauttamalla aiherivin lopussa olevaa kynäikonia. Voit muuttaa kaikkia syöttämiäsi tietoja.

3. Poista aihe napsauttamalla aiherivin lopussa olevaa raksi ja vahvistamalla poisto.

Huomaathan, että jokainen lisätty aihe tallentuu ilmoitukselle automaattisesti. Jos siis haluat poistaa aiheen, sinun tulee erikseen poistaa se raksista, lomakkeelta poistuminen tallentamatta ei riitä.

5. Voit tarkastella tai hakea ilmoituksellesi lisäämiä aiheita valitsemalla haluamiasi tietoja ja käyttämällä hakutoimintoa.

10. Toimintailmoituksen julkaisu

Toimintailmoitusta ei tarvitse täyttää kerralla, vaan jokainen lisätty aihe tallentuu ilmoitukselle aina aiheen lisäämisen jälkeen. Ilmoituksen täyttämistä voi jatkaa kuka tahansa, jolla on valtuudet asiointipalveluun.

Täytä ilmoitukselle sähköpostiosoite (1–4 kpl), joihin haluat kuittauksen ilmoituksen julkaisusta. Kuittaus lähtee myös sähköpostiosoitteisiin, jotka on lisätty rekisteröinti-ilmoitukselle.

Kun toimintailmoitus on valmis, julkaise se napsauttamalla ”Julkaise”. Ilmoitus julkaistaan välittömästi avoimuusrekisterin verkkosivuilla.

11. Toimintailmoituksen muokkaaminen

Toimintailmoitusta voi muokata niin kauan, kun ilmoituskausi on avoinna. Kirjaudu asiointipalveluun ja napsauta ”Muokkaa toimintailmoitusta”. Jos huomaat muutostarpeita ilmoituskauden sulkeutumisen jälkeen, ota yhteyttä rekisterin ylläpitäjään avoimuusrekisteri@vtv.fi ja avaamme ilmoituksen muokattavaksi.

HUOM. Kun muokkaat ilmoitusta, jokainen muokkaamaasi tai lisäämäsi aihe tulee suoraan julkiseksi.