Onko organisaatiosi valmis raportoimaan toiminnastaan avoimuusrekisteriin?
Vaikuttamistyötä tekevien organisaatioiden on rekisteröidyttävä avoimuusrekisteriin maaliskuun loppuun mennessä. Jos kaikki ei vielä ole valmista, nyt on hyvä hetki toimia. Kokosimme muistilistan ohjeista, joiden avulla organisaatiosi saa hoidettua laissa vaaditut velvollisuutensa.
Selvitä, pitääkö organisaatiosi käyttää avoimuusrekisteriä
Jos organisaatiosi on säännöllisesti yhteydessä eduskuntaan tai ministeriöihin vaikuttaakseen jonkin asian valmisteluun tai päätöksentekoon, tulee organisaatiosi todennäköisesti rekisteröityä avoimuusrekisteriin.
Voit tarkistaa, millaisesta vaikuttamistoiminnasta pitää ilmoittaa rekisteriin sekä keiden pitää ilmoittaa toiminnastaan rekisteriin.
Sovi, ketkä käyttävät avoimuusrekisteriä ja varaa aikaa valtuuksien hakemiseen
Ennen kuin organisaatio voi rekisteröityä avoimuusrekisteriin, on päätettävä, ketkä käyttävät rekisteriä organisaation puolesta. On myös varmistettava, että näillä henkilöillä on oikeudet eli valtuudet edustaa organisaatiota.
Valtuuksien antamistapa riippuu organisaatiomuodosta ja nimenkirjoitussäännöstä. Joissakin tilanteissa valtuus haetaan Digi- ja väestötietovirastolta, jolloin hakemuksen käsittelyyn kannattaa varata vähintään viikko aikaa. Lue, miten valtuudet annetaan Suomi.fi-palvelussa.
Rekisteröi organisaatiosi avoimuusrekisteriin
Organisaatioiden on rekisteröidyttävä avoimuusrekisteriin viimeistään 31.3.2024. Tämän jälkeen jokaisen uuden vaikuttamistoimijan on rekisteröidyttävä viimeistään vaikuttamistoiminnan tai sen neuvonnan aloittamispäivänä.
Rekisteröinti tehdään avoimuusrekisterin asiointipalvelussa. Voit jo etukäteen ilman kirjautumista katsoa, mitä tietoja rekisteröintiin tarvitaan ja miltä rekisteröintilomake näyttää. Tutustu myös yksityiskohtaisiin rekisteröintiohjeisiin.
Seuraa vaikuttamistoimintaa 1.4. alkaen
Vaikuttamistoiminnasta ilmoitetaan avoimuusrekisteriin ensimmäistä kertaa heinä–elokuussa. Ensimmäisellä kerralla ilmoitetaan poikkeuksellisesti vain huhti–kesäkuun toiminnasta eli organisaation on seurattava vaikuttamistoimintaansa 1.4.2024 alkaen. Jatkossa toiminnasta kuitenkin ilmoitetaan koko edeltävältä puolivuotiskaudelta.
Avoimuusrekisteriin ilmoitetaan aiheet, joiden tiimoilta on tehty vaikuttamista, mutta ei vaikuttamistoimien päivämääriä eikä lukumääriä. Kirjaa siis vaikuttamisen aihe aina mahdollisimman tarkasti ilmoitukseen. Voit jo etukäteen katsoa, miltä toimintailmoituslomake näyttää.
Joistakin tapaamisista vaikuttamisen kohteiden kanssa ei tarvitse raportoida avoimuusrekisteriin. Tällaisia poikkeuksia ovat esimerkiksi osallistuminen ministeriön järjestämään kuulemiseen tai viralliseen työryhmään.
Osasta vaikuttamistoiminnan kohteista ilmoitetaan organisaation, osaston ja yksikön lisäksi myös nimike ja nimi. Nämä tiedot voi hakea suoraan toimintailmoituksen kautta. Voit myös tutustua Excel-taulukkoon, johon olemme keränneet vaikuttamistoiminnan kohteita.
Tarkastusvirasto tarjoaa tukea avoimuusrekisterin käyttöön
Tarkastusvirasto tarjoaa tukea kaikille avoimuusrekisterin käyttäjille. Ohjeita löytyy verkosta ja tarjolla on webinaareja ja tukiklinikoita.
Kysymyksiä ja vastauksia -palstalta voi tarkistaa, onko joku muu jo aiemmin pohdiskellut samoja asioita. Myös aiempien webinaarien materiaaleja löytyy verkosta.
Avoimuusrekisteritiimin puoleen voi kääntyä sähköpostitse osoitteella avoimuusrekisteri@vtv.fi. Tilaa myös avoimuusrekisterin neljästi vuodessa ilmestyvä uutiskirje ja seuraa avoimuusrekisteriä (@avoimuusrekisteri) Instagramissa, niin saat tietoa ja muistutuksia avoimuusrekisteristä.