Användning av Suomi.fi-fullmakter i öppenhetsregistret

1. Uträttande av ärenden för en organisations räkning

Fullmakt att representera en organisation har automatiskt:

• verkställande direktören

• verkställande direktörens ställföreträdare

• enskilda näringsidkare

• föreningsordförande

• personer med namnteckningsrätt (personer som har rätt att företräda en organisation på basis av sin ställning, sin representationsrätt eller prokura).

Representanter för organisationer kan dessutom vara personer som har fått en ärendefullmakt för öppenhetsregistret. Information om hur man ger fullmakt finns i punkt 2.

Öppenhetsregistret får uppgifter om personer som har rätt att uträtta ärenden för en organisations räkning via Suomi.fi-tjänsten från handelsregistret, företags- och organisationsdatasystemet, föreningsregistret eller fullmaktsregistret (fullmakter som getts i Suomi.fi-fullmakter).

En person som har en i handelsregistret registrerad rätt att företräda en organisation utan personbeteckning kan inte uträtta ärenden för organisationens räkning i öppenhetsregistret. Personbeteckningar har anmälts till och registrerats i handelsregistret från och med 1 januari 1994.

Mer information om hur man uträttar ärenden för en organisations räkning och om eventuella hinder för detta finns i anvisningarna om Suomi.fi-fullmakter under Uträttande av ärenden för en organisation.

2. Begära fullmakter av en organisation

I punkt 1 nämns de aktörer som automatiskt har behörighet att uträtta ärenden i öppenhetsregistret för en organisations räkning. Övriga personer ska ges separat fullmakt så att de kan logga in i öppenhetsregistrets tjänsteportal.

Fullmakt kan ges till en eller flera personer. Därefter kan den befullmäktigade uträtta ärenden i öppenhetsregistret för organisationens räkning och göra följande anmälningar om påverkanskommunikation:

• registreringsanmälan

• verksamhetsanmälan

• anmälan om upphörande.

Fullmakter begärs och ges i delen Fullmakter i Suomi.fi-tjänsten.

Så här ber du själv om fullmakter för att uträtta ärenden för en organisations räkning i öppenhetsregistret:

1. Identifiera dig i Suomi.fi-tjänsten på sidan "Anmälan om påverkanskommunikation". Du behöver personliga bankkoder, mobilcertifikat eller certifikatkort.

2. Välj "Personliga fullmakter".

3. Välj "Begär fullmakter" till vänster på sidan.

4. Lägg till det företag som fullmaktsgivare för vars räkning du vill uträtta ärenden. Sök företaget med FO-numret eller namnet.

5. Sök fullmaktsärende för öppenhetsregistret. Fullmaktsärendets benämning är "Anmälan om påverkanskommunikation".

6. Ange fullmaktens giltighetstid och skicka begäran om fullmakt.

7. Begäran om fullmakt skickas till en person som har rätt att ge fullmakter i organisationen. Rätt att ge fullmakter har automatiskt bl.a. verkställande direktören, föreningsordföranden, en enskild näringsidkare eller någon annan namntecknare som har rätt att ensam företräda organisationen. Se närmare information om vem som kan godkänna din begäran om fullmakt.

8. Ett meddelande om en inkommen begäran om fullmakt skickas till den som godkänner begäran om fullmakt, om denne har tagit i bruk Suomi.fi-meddelanden. Eftersom meddelandena inte nödvändigtvis är i bruk gör du klokt i att också själv informera organisationen om att du har skickat en begäran om fullmakt.

9. Om du har tagit i bruk Suomi.fi-meddelanden får du ett meddelande om att begäran om fullmakt har godkänts. I annat fall kan du granska skickade begäranden och erhållna fullmakter på sidan "Personliga fullmakter" antingen under "Skickade begäran" eller "Erhållna fullmakter". Fullmakten träder i kraft genast när den har godkänts. En avslagen begäran om fullmakt raderas helt från Suomi.fi-fullmakter.

Så här godkänner en person som har rätt att ge fullmakter en inkommen begäran om fullmakt:

1. Identifiera dig i Suomi.fi-tjänsten på sidan "Anmälan om påverkanskommunikation". Du behöver personliga bankkoder, mobilcertifikat eller certifikatkort.

2. Välj "Företagets fullmakter".

3. Välj den organisation till vilken begäran om fullmakt har skickats.

4. Godkänn begäran om fullmakt. Kontrollera uppgifterna i begäran och bekräfta fullmakten. Fullmakten träder i kraft genast.

5. Ett meddelande om godkännande skickas till den befullmäktigade, om denne har tagit i bruk Suomi.fi-meddelanden. Du kan se de fullmakter du har gett på sidan "Givna fullmakter". En avslagen begäran om fullmakt raderas helt från Suomi.fi-fullmakter.

Organisationen kan också ge fullmakter i Suomi.fi-fullmakter direkt utan separat begäran av den som ska befullmäktigas. Se närmare anvisningar på webbplatsen Suomi.fi.

Alla organisationer kan inte ge fullmakter på egen hand via Suomi.fi-fullmakter. Detta kan bero till exempel på att organisationen inte har finländska identifieringsverktyg eller ett finländskt FO-nummer, på organisationsformen (t.ex. kyrkor eller läroanstalter) eller på något annat som hindrar användningen av de elektroniska tjänsterna. I detta fall kan organisationen begära fullmakt med en ansökan som myndigheten behandlar. Läs mer om befullmäktigande med ansökan i Suomi.fi-tjänsten och klicka på länken "Ta reda på kraven" till höger på sidan för utförliga anvisningar. Handläggningstiden för ansökan är cirka en vecka.

Mer information om organisationers fullmakter och om uträttande av ärenden för organisationers räkning finns i anvisningarna om Suomi.fi-fullmakter under punkten ”Organisationens fullmakter" eller ”Uträttande av ärenden för en organisation".

3. Utländska organisationers fullmakter

Den som använder öppenhetsregistret ska ges fullmakt att uträtta ärenden för organisationens räkning. En del organisationer kan ge fullmakter på egen hand via Suomi.fi-fullmakter. Att ge fullmakter på egen hand är inte möjligt om

• organisationen saknar finländskt FO-nummer

• de personer som har rätt att företräda organisationen inte har antecknats i handelsregistret, eller

• de personer som har rätt att företräda organisationen inte har en finländsk personbeteckning eller ett finländskt identifieringsverktyg.

I detta fall kan organisationen begära fullmakt med en ansökan som myndigheten behandlar. Läs mer om befullmäktigande med ansökan i Suomi.fi-tjänsten och klicka på länken "Ta reda på kraven" till höger på sidan för utförliga anvisningar. Handläggningstiden för ansökan är cirka en vecka efter att ansökan har skickats.

Kontaktuppgifter i problemsituationer

Om du har problem med att uträtta ärenden för en organisations räkning, kontakta öppenhetsregistrets kundtjänst: avoimuusrekisteri@vtv.fi.